Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja rekisteriin liittyvät yhteystiedot

Wanha Satama Interactive Oy, Y-tunnus: 2066071-9

Jouni Varpelaide, jouni@wanhasatama.fi, +358 400 437874.

Yhtiön posti- ja käyntiosoite: Pikku Satamakatu 3-5, 00160 Helsinki.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa vuosittain järjestettävän LOL Expo -tapahtuman toteuttamiseen liittyvien tietojen käsittely, seuranta, hallinta ja toimenpiteistä päättäminen sekä asiakashankintaan liittyvä markkinointi ja yhteydenpito olemassa olevien näytteilleasettajiin ja tapahtumaan osallistuviin vieraisiin.

Käytössä oleviin järjestelmiin kirjataan yhteistyösopimukset ja niihin liittyvät tarjoukset sekä muut sopimuksen kannalta relevantit tiedot.

Järjestelmiin sisältyy myös myyntireskontratietojen hallinta ja ylläpito sekä tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä. Tietojen käsittely perustuu aina joko sopimukseen, suostumukseen, lakiin tai oikeutetun edun suojaamiseen.

Tallennamme vain tarpeelliset tiedot.

Yhtiö ei käytä paperisia tai vastaavia tallenteita, vaan kaikki järjestelmätieto on sähköisessä muodossa.

Käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen sisältyvät

rekisteröityjen yksilöinti ja tunnistaminen
yhteystietojen hallinnointi
laskutus ja perintätoimenpiteet
sopimuksen toteuttaminen, palvelujen hallinnointi ja varmistaminen
asiakaspalvelu, johon kuuluu muun muassa asiakaspalautteen käsitteleminen, asiakasviestintä ja muu asiakassuhteiden hoitamiseen ja hallinnointiin liittyvät kulloinkin tarpeelliset toimenpiteet.
hallinnolliset tarkoitukset, kuten sisäisten järjestelmien ja sovellusten turvaaminen ja ylläpitäminen
liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus
lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden tai muiden lakisääteisten sitovien velvoitteiden hoitaminen. Lakiin perustuvia käsittelyvelvoitteita voi johtua muun muassa laista rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä, kuluttajansuojalaista, kirjanpitolaista ja tietosuojalaista.
tietojen luovutus jäljempänä eritellyn mukaisesti
rekisterinpitäjän markkinointiviestinnän toteuttaminen, kohdentaminen ja seuranta mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuvat sähköinen suoramainonta, etämyynti tai muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimus taikka muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä markkinointikilpailujen järjestäminen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.
ongelmatilanteiden ja väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen
profilointi asiakastyön jatkotoimenpiteistä päättämisen tueksi

3. Rekisterin nimi ja tietosisältö

Näytteilleasettaja- ja asiakasrekisteri

Rekisteriin tallennetaan tietoja kussakin tilanteessa vain siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen. Tallennettavat tiedot voivat olla seuraavia tietoja.

Näytteilleasettajat:

nimi
henkilö-/y-tunnus
yhteystiedot
yhteyshenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
pankkiyhteystiedot, laskutus- eli myyntireskontratiedot
muut näytteilleasettajan ilmoittamat tapahtuman toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot näytteilleasettajista.
todellisten edunsaajien nimet, henkilötunnukset ja yhteystiedot

Asiakkaat/tapahtumavieraat

nimi
asiakasnumero
yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
tiedot lipuista
asian käsittelyvaiheet ja suoritetut käsittelytoimet
tiedot annetusta asiakaspalautteesta

4. Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin saadaan tietoja:

markkinointitoimenpiteiden tuloksena
internet-hakujen avulla myyntiä ja markkinointia varten
rekisteröidyltä itseltään
lipunmyyntiyhtiöltä
viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa

5. Henkilötietojen luovutukset

Rekisteriin merkittyjä tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, muun muassa viranomaisen pyynnöstä tai tuomioistuimen päätöksen nojalla.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulko- puolelle.

Mikäli tietoja jossain tapauksessa on tarpeen siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle ryhdymme riittäviin toimiin varmistaaksemme, että tiedot on suojattu yhtä vahvasti kuin EU/ETA-alueella. Tämä varmistetaan sopimusvelvoittein.

6. Rekisterin sisäinen käyttö ja automaattinen käsittely

Rekisteriä voivat käyttää vain tapahtuman toteuttamiseen liittyvä projektihenkilöstö ja erikseen nimetyt alihankkijat sekä yhtiöön tai sen toteutuskumppaniin, Wanha Satama Interactive Oy:öön työ- tai palvelussuhteessa olevat henkilöt.

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta, jota ei saa luovuttaa eteenpäin.

Rekisterin käyttäjää sitoo salassapitovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Rekisterinpitäjällä ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttöoikeuksia varten henkilötietolain mukaisesti.

Rekisterin käyttöä valvotaan ja käyttövaltuudet tarkistetaan säännöllisesti.

Automaattista käsittelyä hyödynnetään vain rajoitetusti eikä miltään osin itsenäisenä operatiivisena toimintoketjuna.

7.Rekisteröidyn informointi

Rekisteröityä informoidaan henkilötietoja kerättäessä tällä tietosuojaselosteella, joka on saatavissa rekisterinpitäjän toimipaikassa sekä yhtiön internet-sivuilla, www.lolexpo.fi.

8. Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Rekisteröidyn tiedot poistetaan, kun laki ei enää edellytä niiden säilyttämistä. Säilyttämisaikaan vaikuttavia lakeja ovat muun muassa kirjanpitolaki (30.12.1997/1336) sekä laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017). Tavanomaisesti tietoja säilytetään enintään kolme vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

IT–järjestelmät ovat lukitussa tilassa. Rekisterinpitäjän toimitiloissa on valvonta- ja hälytysjärjestelmä. IT-järjestelmiin tallennetut rekisteritiedot on suojattu päivitettävin ja ajan tasalla pidettävin tietoteknisin ratkaisuin. Verkkosivustoissa tietoja suojataan asianmukaisesti suojatulla yhteydellä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu rekisteriin. Tarkastuspyynnön voi jättää rekisterinpitäjän internetsivujen kautta tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastamista voi pyytää internetsivuiltamme löytyvän yhteydenlomakkeen kautta tai olemalla suoraan yhteydessä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai korjaamista

Korjaamme ilman aiheetonta viivästystä rekisteriin talletetun käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Pyyntö tietojen korjaamisesta voidaan esittää rekisterinpitäjälle yllä mainituin yhteystiedoin. Korjaamme virheellisiksi huomatut tiedot myös oma-aloitteisesti.

Mikäli rekisterinpitäjänä kieltäydymme korjaamasta tai poistamasta jotakin tietoa, annamme ilman aiheetonta viivytystä selvityksen, millä laillisella perusteella tietoa ei korjata tai poisteta.

Oikeus esittää huomautuksia ja valitusmahdollisuus

Vastaamme mielellämme mahdollisiin kysymyksiin koskien tietosuojaoikeuksia tai henkilötietojen käsittelyä ja tallentamista. Voitte lähettää yhteydenottopyynnön tai kysymykset selosteen alkuosassa mainituin yhteystiedoin.